Prüfer / Freigebende

Die Prüfer-Funktion in der Dateiplattform ist dafür konzipiert, den Überprüfungs- und Freigabeprozess von Dokumenten zu verwalten. Prüfer sind Benutzer, die die Berechtigung haben, Dokumente vor ihrer Veröffentlichung oder Weiterleitung zu begutachten und zu genehmigen.

Auswahl des Dokuments: Wählen Sie das Dokument aus, für das ein Prüfprozess eingerichtet werden soll.

Zuweisung von Prüfern:

• Navigieren Sie zu den Dokumenteinstellungen und finden Sie die Option „Prüfer festlegen“ oder „Überprüfung durch...“.
• Hier können Sie einen oder mehrere Benutzer als Prüfer hinzufügen. Diese Benutzer müssen die notwendigen Berechtigungen besitzen, um als Prüfer zu agieren.

Prüfungsparameter festlegen:

• Legen Sie fest, welche Aspekte des Dokuments überprüft werden sollen (z.B. Inhalt, Format, Compliance).
• Bestimmen Sie, ob Prüfer das Dokument direkt genehmigen oder Feedback geben müssen, bevor es weitergeleitet wird.

Prüfungsprozess:

1. Benachrichtigung der Prüfer:
   • Sobald ein Dokument zur Prüfung eingereicht wird, erhalten die zugewiesenen Prüfer eine automatische Benachrichtigung.
   • Diese Benachrichtigung fordert sie auf, das Dokument zu überprüfen und zu genehmigen oder Kommentare zur Verbesserung zu geben.
2. Durchführung der Prüfung:
   • Prüfer analysieren das Dokument gemäß den festgelegten Parametern und geben ihre Genehmigung oder ihr Feedback über das System.
3. Abschluss der Prüfung:
   • Nach der Prüfung und etwaigen notwendigen Änderungen wird das Dokument entweder für den nächsten Schritt freigegeben oder zur weiteren Bearbeitung zurückgegeben.